Миф 1: Проектные офисы терпят неудачи из-за отсутствия поддержки со стороны спонсоров

Существует мнение, что все проблемы проектного управления начинаются с пассивной позиции спонсоров. Якобы именно недостаток их вовлеченности становится главным фактором провала. На самом деле поддержка со стороны спонсоров важна, но её недостаток часто связан с отсутствием грамотной коммуникации между проектным офисом и спонсорами. Без чёткого понимания ценности проекта и его влияния на бизнес-цели спонсоры могут воспринимать участие в проекте как второстепенную задачу. Это приводит к низкому уровню взаимодействия и ограничению доступа к важным ресурсам. Для успешного проекта спонсоры должны быть не просто формальными участниками, а активными союзниками, понимающими цели и риски. Важно выстроить доверительные отношения с ними, чтобы их поддержка была последовательной и значимой.

 

Миф 2: Успех проекта измеряется количеством документации

Одно из самых распространённых заблуждений состоит в том, что проектный офис обязан быть перегружен документацией. Считается, что чем больше отчётов, планов и записей, тем лучше контролируется проект. Однако это далеко от истины. Избыточная документация часто отвлекает команду от выполнения реальных задач и создает иллюзию эффективности. В реальности важно не количество документов, а их качество и применимость. Плохо структурированная или ненужная информация замедляет процессы, увеличивает вероятность ошибок и отвлекает от ключевых целей. Правильный подход заключается в создании только тех документов, которые обеспечивают прозрачность и помогают управлять проектом.

 

Миф 3: Чёткие роли в команде не обязательны

В проектных командах иногда считается, что роли можно распределить «на ходу», по мере необходимости. Это заблуждение приводит к путанице в обязанностях, снижению мотивации сотрудников и хаосу в выполнении задач. Когда у каждого члена команды нет чёткого понимания своих обязанностей, возникают конфликты и дублирование работы. Более того, отсутствие ясности в ролях может стать причиной ошибок и задержек в выполнении проекта. Члены команды теряют уверенность, а менеджерам приходится тратить больше времени на координацию. Чёткое распределение ролей и обязанностей с самого начала работы над проектом позволяет не только сократить количество проблем, но и повысить продуктивность команды.

 

Миф 4: Все решения должны приниматься централизованно

Многие считают, что для успешного управления проектами вся ответственность за принятие решений должна лежать на руководстве. Предполагается, что только централизованный контроль гарантирует стабильность и эффективность. Однако это подход крайне устаревший и малоэффективный. Чрезмерная централизация приводит к замедлению процессов и неспособности оперативно реагировать на изменения. В условиях быстро меняющейся бизнес-среды важна гибкость, которую обеспечивает распределение полномочий. Локальные команды, имея больше автономии, могут быстрее принимать решения и внедрять изменения. Успешное управление проектами подразумевает баланс между централизованным контролем и локальной ответственностью.

Миф 5: Риски можно игнорировать на начальном этапе проекта

Считается, что управление рисками можно отложить до тех пор, пока проект не вступит в активную фазу реализации. Однако такая позиция приводит к тому, что неожиданные проблемы вызывают серьёзные задержки и увеличивают расходы. Неподготовленность к рискам может поставить под угрозу весь проект, особенно если возникают критические проблемы. Например, нехватка ресурсов, сбои в коммуникации или изменения во внешней среде могут стать фатальными для проекта. Проактивное управление рисками должно начинаться ещё на этапе планирования. Это включает в себя не только идентификацию потенциальных угроз, но и разработку стратегий по их минимизации. Игнорирование этого процесса делает проект уязвимым и снижает его шансы на успех.

Миф 6: Жесткие сроки – это залог успеха проекта

Многие полагают, что жёсткие дедлайны мотивируют команду и гарантируют своевременное завершение проекта. Однако на практике это может привести к прямо противоположному результату. Установление нереалистичных сроков создаёт стрессовую атмосферу, снижает качество работы и увеличивает количество ошибок. Команда начинает стремиться к выполнению задач «во что бы то ни стало», что часто приводит к компромиссам в качестве. Более того, жесткие сроки не учитывают внешние факторы, которые могут повлиять на реализацию проекта. Успешные проекты требуют разумного планирования с учётом реальных возможностей и ограничений. Установка реалистичных сроков помогает сохранить баланс между скоростью и качеством.
 

 Миф 7: Главное – выполнять задачи, а ценность для бизнеса вторична

Развивайте свою карьеру руководителя проектов в государственной сфере, присоединяйтесь к нашим международным программам сертификации IPMA и Green Project Management!

29.01.2025